产品设计体会(4006)我们急需靠谱的会议

首先,这篇说的只是正式会议,意味着不是站立会议,或者23个人在座位边、过道上的讨论,而是需要像模像样的找一间会议室的那种。说到这里,你一定有很多苦水想倒了,没错,大家都很痛苦,听到“开会”这两个字头皮都发麻,那么我们来一起看看怎么减少痛苦吧。

首先,明确目的,最最重要,其实做一个会议和做一个产品也是一样的。不要试图在一个会议中解决所有的问题,就算你要连着召集两个参与人大部分相同的会议,我也建议你把它们分开,甚至,更好的做法,合理安排一个会议中的议题,可以让部分人早点走,或者晚点到。依据目的,类似的日常会议一般在15min23个小时不等。

会议前,做好准备工作,资源的确定是小:会议室、投影仪、白板、纸笔、网络等等(视情况而定);人员的确定是大:确认好“必选的和“可选的,不要漏人,也不要叫闲人,把握“大会决定小事,小会决定大事”的原则(“大/小”指的是参会人数,比如全公司的会议,是没法讨论事情的,只能传达信息)。识别出会议的KPKey Person,关键人物),通常是最大的一个或几个老板,提前当面或者电话知会一下,然后发出会议邀请,我们用outlook。而发送时间,我觉得日常会议提前2472小时比较合适,看情况。邀请中需要注明会议的时间、地点、议程,每一项议程的估计时长,并且附上需要讨论的文档初稿,要求大家会前阅读(虽然很少有人能做到,很现实的问题),而对于KP,争取提前与他讨论关键议题,达成一致,叫做“串供”,这会让会上省很多时间和精力。正所谓,要想让会议不流于形式,就要把会议本身变成走走形式

会议中,关键人物,在会前10min左右再次确认。关于迟到问题,其实没法避免,一般等个5min是极限,如果能想出合适的惩罚规则,会比较好。会议要有明确的主持人和记录人,当然可以是同一个人,主持人主要掌握整体时间进度,控制个人发言时间,均衡发言机会,保证议题不走偏;记录人要如实做好记录,特别是“会议决议”与“遗留问题”(详见下一节)。所有事情,尽量在会上达成一致,给出“会议决议”,实在不行的可以作为“遗留问题”。最后,牢记很实用的“所有人提供意见,少数人讨论,一个人拍板”的民主集中原则。

会议后,会议记录最重要。尽量在24小时内邮件发出,收件人是所有参与者,抄送给所有参与者的老板,让老板们看到手下干的活,让大家知道老板们看得到他们干的活。然后给出“时间、地点、主持人、记录人、议程信息”,其实都不关键,关键是“会议决议”“遗留问题”。会议决议就是传达,是会上大家确认过的,写明是谁最终拍板的,其实也是增加他反悔的成本,形成习惯以后,大家才能都清楚决议的严肃性,并且保证后续动作的连贯;遗留问题要描述清楚是什么问题,谁负责解决(一定只能是一个人),这个人承诺解决的时间点。相应讨论过的文档有更新,也应该补充发出(不一定是做邮件附件,我们通常给个wiki永久链接,自己去随时查看最新文档就好了)。

这一套跑下来还有个好处,因为难免会有人到不了会上,这样通过会议前和后的两个邮件,他也可以大概了解到主要情况。

最后还有兴趣的同学,可以看看我写过的几个目的各不相同的会议实例:13小时不等的评审会15min左右的项目Kick Off;半天时间,需要邀约产品用户,提前布置会场,有预算的用户大会

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《产品设计体会(4006)我们急需靠谱的会议》有12个想法

  1. 视会议目的而定,有些会议是传达信息 ,有些会议是解决问题,还有些会议是头脑风暴。但无论什么会议都的有一个或几个关键人物。

  2. 沟通出现问题的团队才会出现如此情况,会议的形式治标不治本。

  3. GOVO说说好的团队沟通有哪些特点呢?沟通有问题的团队又有哪些特点呢?@GOVO

  4. “所有人提供意见,少数人讨论,一个人拍板”这句话应该有另外一个版本,我挺喜欢的:“听大多数人的意见,和少数人讨论,最后自己做决定。”

  5. 上面那条评论忽略之,仅仅是测试了下评论能不能嵌入html代码。。。
    so,测试嵌入html成功之后,迫不及待的小闷骚下。留个脚印:

  6. 啊。。。竟然在评论不能留图片。。。好吧,直接留链接猛击看图啦啦啦
    以防万一,再发一下http://pic.yupoo.com/iedns/C7ZeFRWs/SigRQ.png

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