【3020】真实小团队对协作工具的需求

今天讲讲一个真实的小团队,对协作工具的需求。

团队:5人,2全职3兼职,同时区跨城市,做互联网/移动互联网产品。

 

团队建立前,我就研究了N多协作工具,心想着“工欲善其事,必先利其器”么,从basecamp到tower到asana到teambition到trello到有道云笔记……到不说了,再说就有点像广告了。

真实小团队对协作工具的需求
协作工具的需求

 

结果随着一个个队友的加入,上述都没用上,而是遵循着“奥卡姆剃刀”原则,每时每刻都在用最低成本的方式来满足需求。

 

第一/二周,只有2个人,微信+电话搞定。

第三/四周,变5人了,很自然的,用微信群搞定,大家也第一次集中在一起吃了个饭,随着要做的事情逐步清晰,我开始要把自己手头的文档分享给大家了,发现微信群没附件,需要新工具了。

第五/六周,QQ群就够了,群共享、群公告,都很好用。随着工作的展开,一些细节,会不停的在QQ群里讨论,而团队是有兼职同学的,他们白天一个会议,就会漏很多信息,回来也不一定想得起来看。所以,怎么办?

第七/八周,我们增加了Email群发,每天晚上我会把事情汇总发出来给大家,第二天晚上我再更新所有,运作了几天还不错,但随着任务越来越多,越来越细,大家都觉得如果能自己更新自己的部分就更好了,可以更高效。

第九/十周,大家聚在一起吃了第二顿饭,总结了之前在工作方法上面,可以优化的点,确实感觉需要一个协同工具了,于是,花了一点时间评估选择,猜猜我们最终用了啥?我们连云笔记都嫌麻烦,分析了团队的需求,其实只需要一个格式清爽、可以大家一起编辑的在线notebook而已,于是——workflowy.com。

 

对工具本身感兴趣的,可以去看这篇知乎问答:如何玩转 WorkFlowy?

绝对是强迫症、洁癖患者的好工具。

 

不久的将来,我们肯定还会需要新工具,但那是什么,我也不知道。

 

所以,团队协作工具是按需来的,和团队成员的特点也很有关系,比如我们团队就是都有技术背景的Geek或伪Geek,并且是不断变化的,并没有一个适合所有场景的工具。

扩大到做产品,找准你的切入点,你要的是有一批人,当碰到某个需求场景的时候,第一个想到的就是你的产品,这就足够。

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产品设计体会(7012)MS Office使用心得

在很多外人眼中,需求人员整天就是在写文档,那干脆整点写文档的心得吧。话题超大,网上也有很多文章,我只说几点自己平时很注意的,用office的点滴。

iamsujie补:毕业生的简历往往会写精通office,但工作几年的人,很少再敢这么些了……)

Word在做结构稍微复杂点的文档时采用,简单的几段话一般用记事本搞定,打开Word绝对不是一开始就码字,而是要先设置一堆东西,比如页面、格式样式、标题级别啥的,充分利用Word的自动功能,和编程有点像。

Excel在写结构化文档的时候很好用,当你用Word写作的时候发现老是写123……条的时候,就要考虑是不是应该转用Excel了。几个基本功能:条件格式、筛选、单元格有效性、单元格锁定、隐藏,可以让表格看起来爽一点。一些基本函数的应用(如果会VBA就更好了),可以让我们处理表格、简单统计、数据计算与可视化的过程更加流畅。

PowerPoint好的ppt只是演讲者的辅助,应该尽量少描述性文字,最好只有图片和超大的数字。但经常我们又要满足“受众拿到ppt就可以了解内容”的需求,非常幸运我们发现了一个叫做“单击此处添加备注”的地方,可以把所有想说的东西都附加在这里,在演示的时候用双屏,自己的电脑上显示“演示者模式”,一防止自己忘词,二不干扰听众,三可以让有事来不了事后看ppt的观众可以了解全部内容,一举三得。另外自己很注意的一点,也是从软件可用性概念带来的:要说的东西一条一条的出现,并且想办法突出当前在讲的这一条。

以上三个简直是Office三部曲啊,又是一次“字–>–>图”的进化。这三个是比较通用的,下面三个就稍稍专业一点。

OutLook还是菜鸟,当信件少到能够每封必看的时候,其实email对于我们来说还没有到需要管理的程度,换句话说,这时候我们还只是一个初级用户。但是“邮件规则”、“邮件标记”、“会议邀请”几个点真的要好好研究一下,对提高效率很有用。

Visio这个真的很强大,做业务架构图、网页低保真demo(专业点可以用Axure)、简单的UML图(专业点可以用Rational Rose)、团队组织结构、甚至将来家里装修布置都可以用。

Project我们的项目还是太小了,简单画画就可以,用不到太多的高级功能。Project对于复杂项目的安排、每个任务谁来做、何时做,以及人物资源之间依赖关系的管理真是杠杠的。

其他的产品,如OneNoteAccessPublisher……基本不用。