产品设计体会(7012)MS Office使用心得

在很多外人眼中,需求人员整天就是在写文档,那干脆整点写文档的心得吧。话题超大,网上也有很多文章,我只说几点自己平时很注意的,用office的点滴。

iamsujie补:毕业生的简历往往会写精通office,但工作几年的人,很少再敢这么些了……)

Word在做结构稍微复杂点的文档时采用,简单的几段话一般用记事本搞定,打开Word绝对不是一开始就码字,而是要先设置一堆东西,比如页面、格式样式、标题级别啥的,充分利用Word的自动功能,和编程有点像。

Excel在写结构化文档的时候很好用,当你用Word写作的时候发现老是写123……条的时候,就要考虑是不是应该转用Excel了。几个基本功能:条件格式、筛选、单元格有效性、单元格锁定、隐藏,可以让表格看起来爽一点。一些基本函数的应用(如果会VBA就更好了),可以让我们处理表格、简单统计、数据计算与可视化的过程更加流畅。

PowerPoint好的ppt只是演讲者的辅助,应该尽量少描述性文字,最好只有图片和超大的数字。但经常我们又要满足“受众拿到ppt就可以了解内容”的需求,非常幸运我们发现了一个叫做“单击此处添加备注”的地方,可以把所有想说的东西都附加在这里,在演示的时候用双屏,自己的电脑上显示“演示者模式”,一防止自己忘词,二不干扰听众,三可以让有事来不了事后看ppt的观众可以了解全部内容,一举三得。另外自己很注意的一点,也是从软件可用性概念带来的:要说的东西一条一条的出现,并且想办法突出当前在讲的这一条。

以上三个简直是Office三部曲啊,又是一次“字–>–>图”的进化。这三个是比较通用的,下面三个就稍稍专业一点。

OutLook还是菜鸟,当信件少到能够每封必看的时候,其实email对于我们来说还没有到需要管理的程度,换句话说,这时候我们还只是一个初级用户。但是“邮件规则”、“邮件标记”、“会议邀请”几个点真的要好好研究一下,对提高效率很有用。

Visio这个真的很强大,做业务架构图、网页低保真demo(专业点可以用Axure)、简单的UML图(专业点可以用Rational Rose)、团队组织结构、甚至将来家里装修布置都可以用。

Project我们的项目还是太小了,简单画画就可以,用不到太多的高级功能。Project对于复杂项目的安排、每个任务谁来做、何时做,以及人物资源之间依赖关系的管理真是杠杠的。

其他的产品,如OneNoteAccessPublisher……基本不用。